Iedereen heeft het wel eens meegemaakt. Je laptop, computer of USB-opslagmedium is kapot en je bent belangrijke bestanden verloren. Of je hebt helaas het ransomwarevirus getroffen terwijl je een virusscanner hebt en alle bestanden zijn versleuteld. Hoe dan ook, alle belangrijke documentatie is weg of beschadigd. Je denkt had ik maar een goede recente back-up. En als je dan wel een back-up maakt, weet je dan zeker dat op het moment dat je data kwijt of beschadigd raakt en een disaster recovery uitgevoerd moet worden, de back-up ook functioneert?
Het verliezen van informatie kan onder de huidige privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogelijk worden gezien als een datalek. Afhankelijk van het soort informatie dat verloren is gegaan, moet u dit mogelijk melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Tevens kent de Nederlandse en Europese wetgeving van bedrijfsmatige documenten, fiscale documenten, vervoersdocumenten, personeelsgegevens, toegangscontrolesystemen, tijdsregistratiesystemen, medische gegevens en Arbo gegevens een verplichte bewaartermijn (zie onderstaand). De duur van het bewaartermijn is afhankelijk van het soort gegeven. Het maken van fysieke of digitale back-ups is daarom niet een bijzaak maar een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering.
Wij van Lucas IT vinden dan ook dat betrouwbare back-ups een integraal onderdeel zijn van iedere IT-oplossing. Wij informeren je daarom graag over de meest passende back-upoplossing voor jouw data. Geïnteresseerd? Neem dan vrijblijvend contact op!
Onderstaande is een overzicht van minimale verplichte bewaartermijnen van verschillende gegevens conform Nederlandse en Europese wetgevingen:
Bedrijfsmatige gegevens |
||||
| Document / gegevens | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn | Vastgelegd in |
| Jaarrekening, accountantsverklaring e.d. | 7 jaar | vanaf datum opstellen | BW art. 2: 394 BW | |
| Winst- en verliesrekening | 7 jaar | vanaf datum opstellen | art. 2: 10 en 3: 15a BW | |
| Administratie na ontbinding rechtspersoon | 7 jaar | na ontbinding | art. 2: 24 BW | |
| Dividendnota’s | 5 jaar | na opstellen | art. 3 uitvoeringsbeschikking dividendbelasting | |
| Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed | 10 jaar | Volgend op het jaar waarin men het goed is gaan bezigen. | art. 34a Wet op de omzetbelasting | |
| Ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden | 10 jaar | na aanvraag van het lidmaatschap | art. 2: 61 BW | |
| Subsidie administratie | 10 jaar | vanaf datum administreren | art. 4: 69 Algemene Wet Bestuursrecht | |
Fiscale gegevens |
||||
| Document / gegevens | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn | Vastgelegd in |
| Grootboek, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en loonadministratie | 7 jaar | vanaf 1 januari na het opstellen | art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet | |
| Facturen i.v.m. de omzetbelasting | 7 jaar | na opstellen c.q. ontvangst | art. 31 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting | |
| Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht) | 5 jaar | na einde dienstverband | art. 66 lid 4 Uitvoeringsregeling LB | |
Vervoersgegevens |
||||
| Document / gegevens | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn | Vastgelegd in |
| Persoonlijk controleboekje | 12 maanden | na de laatste aantekening | art. 12 Europese Overeenkomst arbeidsvoorwaarden internationaal vervoer | |
| Register van werkboekjes | 12 maanden | na de laatste aantekening | art. 25 Beschikking werkmap | |
| Registratiebladen | 1 jaar | na het gebruik | art. 5 Beschikking gebruik Tachograaf | |
Personeelsgegevens |
||||
| Document / gegevens | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn | Vastgelegd in |
| Sollicitatiebrieven, – formulieren, correspondentie omtrent de sollicitatie, getuigschriften en verklaring omtrent gedrag | 4 weken zonder toestemming, 1 jaar met toestemming van de sollicitant | na beëindiging sollicitatieprocedure | Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) | |
| Arbeidsovereenkomst en wijzigingen | 2 jaar | einde dienstverband | art. 52 Wet Rijksbelastingen | |
| Wijzigingen arbeidsovereenkomst | 2 jaar | einde dienstverband | art. 52 Wet Rijksbelastingen | |
| Correspondentie over benoemingen, promotie, demotie en ontslag | 2 jaar | einde dienstverband | art. 52 Wet Rijksbelastingen | |
| Verslagen van functioneringsgesprekken | 2 jaar | 2 jaar | einde dienstverband | Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) |
| Verslaglegging in het kader Wet Verbetering Poortwachter | 2 jaar | einde dienstverband | Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) | |
| Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen | 5 jaar | einde dienstverband | art. 66 lid 4 Uitvoeringsregeling LB | |
| Afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden | 7 jaar | einde dienstverband | Wet Rijksbelastingen | |
| Persoonsgegevens werknemer (NAW en Burgerlijke staat) | 7 jaar | einde dienstverband | Wet Rijksbelastingen | |
| VUT-regeling | 2 jaar | einde dienstverband | art. 52 Wet Rijksbelastingen | |
| Afspraken inzake werk OR | 2 jaar | einde lidmaatschap | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | |
| Loonbeslagen | tot opheffing | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | ||
| Gegevens betreffende etniciteit en herkomst | 5 jaar | einde dienstverband | Wet stimulering Arbeidsdeelnamen Minderheden – Wet Samen | |
| Identiteitspapieren van van derden ingeleende vreemdelingen waarvoor een tewerkstellingsvergunning is verleend | 5 jaar | afloop kalenderjaar waarin arbeid door ingeleende vreemdeling is beëindigd | Wet Arbeid Vreemdelingen | |
Toegangscontrolesystemen en tijdregistratiesystemen |
||||
| Document / gegevens | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn | Vastgelegd in |
| Gegevens m.b.t. tijdsregistratie | 52 weken vanaf de dag van registratie | Arbeidstijdenbesluit | ||
| Gegevens m.b.t. toegangscontrole | 6 maanden nadat recht op toegang is vervallen | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | ||
Medische gegevens en Arbo gegevens* |
||||
| Document / gegevens | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn | Vastgelegd in |
| Algemeen | 10 jaar, maar werknemer kan om vernietiging vragen | art. 7: 456 Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst | ||
| Patiëntendossier | 15 jaar | vanaf datum vervaardiging (of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit) | art. 7: 456 Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst | |
| Kankerverwekkende stoffen en processen, incl. gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek en lijst van werknemers | 40 jaar | na blootstelling | art. 4.10c Arbeidsomstandighedenbesluit | |
| Vinylchloridemonomeer, metingsgegevens / concentratiegegevens van bewakingssysteem | 3 jaar | na blootstelling | Arbeidsomstandighedenbesluit | |
| Vinylchloridemonomeer, gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek, lijst van werknemers | 40 jaar | na blootstelling | art. 4.10c Arbeidsomstandighedenbesluit | |
| Benzeen en gechloreerde koolwaterstoffen | 40 jaar | na blootstelling | art. 4.10c Arbeidsomstandighedenbesluit | |
| Asbest, register van blootstelling | 40 jaar | na blootstelling | art. 4.10c Arbeidsomstandighedenbesluit | |
| Zandsteen | 40 jaar | na blootstelling | art. 4.10c Arbeidsomstandighedenbesluit | |
| Lood en loodwit | 40 jaar | na blootstelling | art. 4.10c Arbeidsomstandighedenbesluit | |
| Biologische agentia algemeen | 10 jaar | na blootstelling | Arbeidsomstandighedenbesluit | |
| Biologische agentia indien infectueus | 10 jaar | 40 jaar | na blootstelling | Arbeidsomstandighedenbesluit |
| Radioactieve straling | 30 jaar na beïndiging werkzaamheden | mag bewaard worden tot 75e levensjaar | na blootstelling | art. 7.16, 7.17, 7.26, 7.38 Besluit basisveiligheidsnormen stralingsbescherming (Bbs) |
* Medische gegevens dienen onder beheer te zijn van de Arbodienst. Bovenstaande bewaartermijnen gelden alleen als de Arbodienst de gegevens bewaard. Medische gegevens die in het personeelsdossier zijn opgenomen vallen onder de bewaartermijnen van personeelsgegevens.
Tabel laatst bijgewerkt: 17 juli 2018
Bron: Tuxx
